ضمن الجهود التي يقوم بها فريق نشر ثقافة الأرشفة بتعليمية شمال الباطنة للعام الدراسي 2008-2009م المشكل بالقرار الإداري 10092/2008م من أجل تحقيق أهدافه الموكلة إليه فقد قام رئيس الفريق وبعض الأعضاء بزيارة إلى دائرة نظم المعلومات بالمديرية العامة لتقنية المعلومات مؤخرا؛ وذلك بهدف تعرف آليات العمل في قسم الأرشفة الإلكترونية والاقتباس من إيجابياتها للتطبيق في منطقة شمال الباطنة التعليمية، وكان في استقبال أعضاء الفريق الفاضل نائب مدير دائرة نظم المعلومات الذي رحب بالمجموعة الزائرة وسرعان ما شرع في تنفيذ خطة الزيارة المقترحة؛ حيث أوضح في شطري حديثه أن الوزارة تمضي سريعا نحو التطبيق الإلكتروني في نظام المراسلات والتخلي عن كل ما هو تقليدي في هذا الشأن وقرن ذلك بعرض بعض التجارب الناجحة في مسار تفعيل المراسلات الإلكترونية بين ديوان عام الوزارة والجهات الأخرى ذات العلاقة، وأن هذا النظام سيفعل قريبا عاجلا في كل أركان المنظومة التعليمية على امتدادها الواسع. وفي الجزء الثاني من حديثه تطرق إلى نظام إدارة الوثائق وتدفق الأعمال وهو برنامج إلكتروني يستوعب كافة الوثائق التربوية على اختلاف أنواعها وأحجامها ليقوم بحفظها في فترة قد تطول أو تقصر بناء على تحكم مشغل النظام، وفي وقت الحاجة يمكن العودة إلى هذه الوثائق بسهولة ويسر، وهذا بدوره سيساعد على التخلص من الكميات الكبيرة للأوراق والأماكن المخصصة لحفظها على امتداد واسع، وكل هذه الإنجازات العملاقة التي رأت النور في فضاء التربية والتعليم تتماشى تباعا مع دخول البوابة التعليمية إلى المناطق التعليمية، ثم قدم أحد مشرفي الأنظمة بالدائرة عرضا لبعض نوافذ ذلك البرنامج الإلكتروني.ومن هنا فإن فريق نشر ثقافة الأرشفة بمنطقة شمال الباطنة يود أن ينتهز هذه الفرصة ليؤكد على ضرورة الاندماج الكامل مع عالم تقنيات الحاسوب الحديثة فهي الوجهة المشرقة على وجه الأفق التربوي عما قريب، ومنها على سبيل المثال: تفعيل البريد الإلكتروني الخاص بالوزارة في المراسلات جميعها مع التخلي شيئا فشيئا عن الممارسات التقليدية في هذا المسار، وكذلك تفعيل نوافذ برنامج الإدارة المدرسية بكافة مستوياتها وعدم الوقوف أمام أية عقبة تقف في هذه الطريق، وهذا بدوره سيساعد كثيرا على التهيئة الجيدة لاستقبال عالم البوابة التعليمية الذي سيعين كثيرا على تحقيق نظام موثوق به ويتمتع بجودة عالية لعمليات الأرشفة.